Kỹ năng giao tiếp bao gồm các quy tắc, nghệ thuật, cách cư xử và cách ứng phó được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế hàng ngày để giúp bạn giao tiếp hiệu quả và thuyết phục hơn. Kỹ năng giao tiếp là một mắt xích quan trọng trong các kỹ năng chúng ta cần học, hoàn hảo để tương tác hiệu quả với các đối tác khác nhau và thúc đẩy kỹ năng làm việc nhóm. Đây là kỹ năng mà hầu hết các ngành nghề đều có và cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Hãy cùng agrodolcefremont.com tìm hiểu giao tiếp là gì trong bài viết dưới đây nhé!

I. Kỹ năng giao tiếp là gì

Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng truyền tải thông điệp, chủ động lắng nghe và gửi và nhận thông tin phản hồi giữa người giao tiếp (người nói) và người giao tiếp (người nghe) nhằm đạt được mục tiêu giao tiếp.

Ý tưởng, cảm xúc và môi trường đều ảnh hưởng đến cách thức và tác dụng của giao tiếp. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp liên quan đến khả năng nghe, nói, quan sát, đồng cảm của cả chủ thể và mục đích giao tiếp.

Hình thức giao tiếp là giao tiếp mặt đối mặt và giao tiếp qua điện thoại, email, mạng xã hội. Những công việc sử dụng nhiều kỹ năng giao tiếp có thể kể đến như phiên dịch viên, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên telesales,…

Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng truyền tải thông điệp, chủ động lắng nghe và gửi và nhận thông tin phản hồi giữa người giao tiếp

II. Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc

1. Kỹ năng giao tiếp thúc đẩy hiệu suất công việc

Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng truyền tải thông điệp, chủ động lắng nghe và gửi và nhận thông tin phản hồi giữa người giao tiếp (người nói) và người giao tiếp (người nghe) nhằm đạt được mục tiêu giao tiếp.

Ý tưởng, cảm xúc và môi trường đều ảnh hưởng đến cách thức và tác dụng của giao tiếp. Vì vậy, kỹ năng giao tiếp liên quan đến khả năng nghe, nói, quan sát, đồng cảm của cả chủ thể và mục đích giao tiếp.

Hình thức giao tiếp là giao tiếp mặt đối mặt và giao tiếp qua điện thoại, email, mạng xã hội. Những công việc sử dụng nhiều kỹ năng giao tiếp có thể kể đến như phiên dịch viên, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên telesales,…

2. Kỹ năng giao tiếp tốt gia tăng cơ hội thăng tiến trong công việc

Ngoài kỹ năng lãnh đạo, người quản lý ở vị trí cao không thể thiếu kỹ năng giao tiếp. Nhờ kỹ năng giao tiếp tuyệt vời, các nhà quản lý có thể nhận được sự hỗ trợ và hợp tác từ nhân viên.

Đặc biệt, khả năng của nó cho phép người quản lý hiểu rõ điểm mạnh của nhân viên trong việc hướng dẫn họ phân công và thực hiện các nhiệm vụ phù hợp nhằm tăng hiệu quả chung của dự án / kế hoạch.

Vì vậy, có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là lợi thế để bạn giữ vị trí cao và mở rộng mối quan hệ không chỉ với nhân viên trong công ty, mà còn với nhiều bộ phận khác và đối tác của công ty.

III. Các kỹ năng giao tiếp tốt

1. Rành mạch và dễ hiểu

Cách diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu không chỉ thể hiện sự tự tin mà còn giúp thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Các từ như “oh, um” cũng nên được loại bỏ hoàn toàn khỏi câu.

Khi trò chuyện với người khác, hãy luôn nói chắc chắn và biết dừng đúng chỗ để họ hiểu ý bạn và lấy lại năng lượng cho chính mình. Đồng thời, chúng ta phải sử dụng các từ và giọng khác nhau trong mỗi tình huống khác nhau, tốt nhất là sao cho mạch lạc và dễ hiểu nhất. Ngay cả khi nói tiếng Việt, bạn cũng không nên sử dụng những từ ngữ quá kỹ thuật và phải hết sức cẩn thận với ngữ pháp.

Cách diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu không chỉ thể hiện sự tự tin mà còn giúp thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp

2. Không nên “thao thao bất tuyệt” 

Việc người nói liên tục huyên thuyên trong quá trình giao tiếp không giúp chứng tỏ người đó là người có học thức cao. Ngược lại, nó thể hiện những người không được chia sẻ, thậm chí không bị áp đặt. Thực chất của quá trình giao tiếp là trao đổi thông tin.

Cả hai bên đều chia sẻ những ý tưởng và mối quan tâm chung. Vì vậy, nếu một bên chỉ mày mò với những ý tưởng của riêng mình, bên kia chắc chắn sẽ cảm thấy nhàm chán và sẽ không thể thảo luận thêm.

3. Hiểu nhau và tìm ra những điểm chung của nhau

Như đã đề cập trước đó, mục đích của mỗi cuộc trò chuyện và giao tiếp là để mọi người hiểu nhau và chia sẻ những ý tưởng chung. Thật tuyệt vời nếu tôi có thể tìm được một người bạn đời thực sự hiểu mình và có thể chia sẻ mọi điều trong cuộc sống.

Điều này khẳng định lại tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe. Lắng nghe không chỉ là hiểu và đưa ra lời khuyên mà còn là tôn trọng người khác.

4. Lắng nghe và tôn trọng ý kiến ​​của người khác

Hầu hết chúng ta nói nhiều hơn là lắng nghe. Tại sao bạn lại quan tâm quá nhiều đến những gì chúng ta sắp nói, đó là phớt lờ suy nghĩ của người khác gần như hoàn toàn? Có thể là do họ chưa thực sự biết cách lắng nghe và tôn trọng ý kiến ​​của người khác.

Trong khi giao tiếp, chúng ta dừng lại một chút để lắng nghe ý kiến, lời nói và giọng điệu của đối phương, đồng thời chú ý đến cử chỉ. Khi người khác thấy rằng bạn đang thực sự lắng nghe họ, họ trở nên tự tin hơn và cởi mở hơn. Khi bạn đặt câu hỏi, họ sẽ càng vui hơn. Bạn càng biết cách lắng nghe, người đối diện sẽ càng cởi mở và câu chuyện sẽ càng trở nên thú vị.

5. Nói đúng suy nghĩ của mình, kết hợp ngôn ngữ hình thể

Cách tốt nhất để thể hiện sự tế nhị và chuyên nghiệp trong giao tiếp là hãy nói thật lòng mình. Nếu bạn thất vọng, hãy cho họ biết. Nếu bạn không muốn tiếp tục nói về chủ đề này, bạn cũng cần phải nói điều đó.

Tất nhiên, bạn cần khéo léo để không làm mất lòng đối phương. Nói cách nghĩ đúng thì có vẻ dễ nhưng không phải ai cũng làm được như vậy. Ngoài ra, khi giao tiếp, đừng quên ngôn ngữ cơ thể của bạn. Đôi khi nó có nghĩa hơn 100.000 từ bạn nói.

Vẻ mặt của bạn có coi thường những gì người khác nói không? Hoặc ánh mắt của bạn thể hiện sự quan tâm đến câu chuyện của họ. Ngôn ngữ cơ thể tiết lộ tất cả cảm xúc và suy nghĩ của bạn, thậm chí cả thái độ của bạn đối với người khác.

IV. Những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp

1. Lắng nghe tích cực từ nhân viên

Lắng nghe là một kỹ năng cần thiết trong quá trình giao tiếp với người khác, đặc biệt là đối với đồng nghiệp. Kỹ năng lắng nghe giúp bạn chia sẻ những khó khăn trong công việc và cuộc sống bằng cách tập trung lắng nghe những câu chuyện thường ngày, phân tích, đưa ra ý kiến, hỏi thêm thông tin…

Mang đồng nghiệp đến gần nhau hơn, tăng sự thân thiết, khơi gợi trong công việc. Ngoài ra, để giao tiếp tối ưu, nên loại bỏ sự hiện diện của các cuộc gọi điện thoại và phương tiện truyền thông xã hội. Đây là một cuộc trò chuyện gây mất tập trung, nhàm chán và là yếu tố khiến người nghe cảm thấy khó chịu. Không được tôn trọng.

2. Sự thân thiện

Sự thân thiện, góp phần vào giao tiếp hiệu quả (tin tưởng và thấu hiểu), được đảm bảo bởi hai yếu tố: chân thành và tử tế. Tại nơi làm việc, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với đồng nghiệp và sếp bằng thái độ tích cực mỗi ngày về nơi bạn sống, tình hình thời tiết, sức khỏe, luôn giữ nụ cười trên môi. Thành tích giúp thúc đẩy mối quan hệ tin cậy với cấp trên, đồng nghiệp và thúc đẩy hiệu quả công việc.

3. Nói rõ ràng không nói quá to hay quá nhỏ

Giao tiếp hiệu quả phần lớn phụ thuộc vào độ to của giọng nói có phù hợp với hoàn cảnh và mức độ giao tiếp hay không. Khi muốn truyền tải thông điệp, bạn cần điều chỉnh âm thanh trực tiếp hoặc thông qua phương tiện truyền thông sao cho âm thanh nghe rõ và rõ ràng để người nghe không bỏ sót thông tin quan trọng.

Nói to làm giảm hiệu quả của thông tin và khiến người nghe cảm thấy bị coi thường.

Giao tiếp hiệu quả phần lớn phụ thuộc vào độ to của giọng nói có phù hợp với hoàn cảnh và mức độ giao tiếp hay không

7. Sự đồng cảm 

Cảm xúc là một sản phẩm của quá trình gửi thông điệp. Thể hiện sự đồng cảm với người giao tiếp (người nghe) vào đúng thời điểm góp phần duy trì cuộc trò chuyện và giúp người giao tiếp đạt được mục đích giao tiếp.

Ví dụ, khi đối mặt với những khách hàng đang giận dữ hoặc tức giận, công việc của một nhân viên bán hàng (người giao tiếp) là giúp làm dịu những cảm xúc đó và biến chúng thành hướng tích cực bằng cách lắng nghe. Trước hết, chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này. Đại diện bán hàng có thể đưa ra đề xuất khi lắng nghe ý kiến ​​của khách hàng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Cùng với những kỹ năng thuyết trình và giao tiếp hiệu quả thì công việc của bạn cũng sẽ tốt hơn. Hy vọng qua bài viết giao tiếp là gì chuyên mục tin tổng hợp sẽ hữu ích đối với bạn đọc!